Reception og ankomst: de første tredive sekunder i jeres hus
Skranke, venteplads, garderobe og vejen ind planlagt som én oplevelse – også når receptionen er ubemandet, og gæsten kommer på cykel i regnvejr.
Hos mange danske virksomheder er receptionen ikke længere en person bag en skranke, men et sted: en ankomstzone, hvor gæsten registrerer sig på en skærm, hænger sin våde jakke og cykelhjelm, får en kop kaffe og bliver hentet af den, han skal møde. Den udvikling gør indretningen vigtigere, ikke mindre vigtig. En bemandet reception kan redde et dårligt rum med et smil; en ubemandet reception kan ikke. Rummet skal selv fortælle, hvor man går hen, hvor man venter, hvor man lægger sit overtøj, og det skal gøre det på dansk: uden storslåede gestus, uden marmorvæg, men med en ro og en orden, der fortæller gæsten, at her har nogen tænkt sig om.
Ankomstzonen er den eneste del af kontoret, som alle kunder, kandidater og samarbejdspartnere ser – og ofte den eneste, de husker. Den planlægges derfor som en sekvens: døren og det første kig, skranken eller skærmen, ventepladsen med udsyn til den dør, gæsten skal hentes fra, garderoben, der tager regnen og vinterens tykke jakker, og vejen videre ind i huset. Lyset skal være venligt i november og ikke blænde i juni; akustikken skal gøre det muligt at tale lavt med en receptionist eller en kollega uden at hele landskabet hører med; materialerne skal tåle grus, salt og vand fra danske vintersko og stadig se ordentlige ud klokken fire om eftermiddagen.
La Mercanti indretter receptioner og ankomstzoner med italienske skranker, ventemøbler og garderobeløsninger valgt i forhold til hinanden og til den måde, jeres gæster faktisk ankommer på. Fortæl os, hvem der kommer, hvor mange om dagen, og om receptionen er bemandet – så tegner vi en ankomst, der fungerer i begge tilfælde.
Inspiration
Ofte Stillede Spørgsmål
Skal receptionen være bemandet, eller kan en skærm og en god indretning klare opgaven?
Det afhænger af, hvem der kommer, og hvor mange. En virksomhed med tyve gæster om dagen, hvoraf de fleste er kendte samarbejdspartnere, klarer sig med selvregistrering, en tydelig venteplads og en kollega, der kommer og henter. En virksomhed, der modtager kandidater, kunder på første besøg og leverancer, får stadig mest ud af et menneske i de timer, hvor trafikken er størst. Indretningen skal under alle omstændigheder kunne fungere uden receptionist: skærmen til registrering placeret, hvor man ser den fra døren; ventepladsen, hvor gæsten både er synlig for den, der henter, og ikke sidder i træk; en garderobe, der ikke kræver instruktion. Den mest udbredte fejl i danske virksomheder er den halve løsning: en skranke, der står tom det meste af dagen, og som gæsten venter foran uden at vide, om nogen kommer.
Hvor stor skal ankomstzonen være i forhold til resten af kontoret?
Mindre end de fleste tror, men bedre disponeret. En ankomstzone i en virksomhed på 50 til 100 medarbejdere fungerer typisk på 20 til 35 kvadratmeter, forudsat at pladsen er fordelt rigtigt: en fri zone lige inden for døren, hvor to personer kan tage jakken af uden at stå i vejen; en skranke eller registreringsskærm, der ses fra døren; en venteplads til tre til fire personer med udsyn til den dør, gæster hentes fra; og en garderobe, der kan tage seks til ti våde jakker og et par cykelhjelme. Et større rum bliver hurtigt en hal, hvor gæsten føler sig lille og ikke ved, hvor han skal gå hen. Den plads, der ikke bruges til ankomsten, gør mere gavn som mødelokale ved siden af, hvor gæster kan modtages uden at føres gennem hele landskabet.
Hvordan håndteres regn, cykelhjelme og vinterjakker i en dansk reception uden at det ser rodet ud?
Ved at tegne garderoben som en del af rummet fra starten og ikke som et stativ, der sættes op senere. Danske gæster kommer på cykel, i regnvejr og i tykke jakker fra oktober til april, og det, de skal af med, fylder: hjelm, regnjakke, taske, i vinterhalvåret også hue og handsker. En garderobe med lukkede skabe eller et niche-indbygget stativ med hylde til hjelme, placeret ved siden af skranken, men ikke i det første kig fra døren, tager problemet. Gulvet i den zone skal være af et materiale, der tåler vand og grus og kan tørres af, og en måtte, der reelt tørrer, skal ligge inden for døren, ikke udenfor. Små detaljer – en krog i den rigtige højde, en hylde til hjelmen, et sted at stille en dryppende paraply – afgør, om gæsten går ind i mødet med tør jakke og ro i sindet.
Hvordan gøres ventepladsen til en del af receptionen uden at gæsten sidder på udstilling?
Ved at placere den, så gæsten kan se den dør, han hentes fra, uden selv at sidde i hovedtrafikken. En venteplads lige foran skranken, hvor alle, der kommer ind, går forbi, gør gæsten til en del af udstillingen. En venteplads i et hjørne uden udsyn gør, at gæsten rejser sig hver gang en dør går. Den rigtige placering er let forskudt fra døren, med ryggen mod en væg eller en høj reol, med udsyn til den vej, værten kommer fra, og med en lille bordplade til kaffe og bærbar. To til fire komfortable, ikke for lave stole er bedre end en sofa, som gæster i jakkesæt undgår. Lyset over ventepladsen skal være varmere end over skranken, og et absorberende panel bag stolene gør det muligt for to gæster at tale sammen uden at hele receptionen hører det.
Hvordan sikres, at receptionen passer til resten af huset og ikke ligner et hotel?
Ved at genbruge husets egne materialer og lade skranken være rummets eneste egentlige gestus. Danske virksomheder, der indretter receptionen som et showroom med sten, messing og indirekte lys, oplever ofte, at gæsten bliver forvirret, når han går gennem døren til landskabet og møder noget helt andet. Lad mindst ét materiale og én farve gå igen fra landskabet og mødelokalerne, så receptionen føles som begyndelsen på huset og ikke som en lobby, der er lejet ind. Skranken – eller den bordplade, registreringsskærmen står på – kan så være det ene sted, hvor der er investeret i et markant materiale og en tydelig form. Logoet behøver ikke at være stort; det behøver at være placeret, hvor øjet lander fra døren, og at være belyst ordentligt om vinteren.
Hvad betyder akustikken i en reception, og hvorfor overses den så ofte?
Den betyder, om gæsten kan sige sit navn uden at hæve stemmen, og om receptionisten kan tage en telefon, uden at ventepladsen hører hele samtalen. Receptioner er som regel rum med hårde flader – glas, sten, gips – og en dør, der åbner ud til en gade eller en trappeopgang, og de får derfor en ekkotid, der gør selv en kort samtale anstrengende. Det overses, fordi rummet besigtiges tomt og stille. Løsningen er absorberende flader på loft og mindst én væg, et gulvmateriale i ventezonen, der dæmper skridt, polstrede ventemøbler og en placering af skranken, så samtalen ved den ikke bærer direkte ind i landskabet bagved. En reception, hvor man kan tale lavt, opleves som rolig og professionel; en reception, hvor alt kan høres, opleves som stresset, uanset hvor smuk den er.
Sådan planlægger I receptionen i fem trin: fra gæstens ankomst til den første kop kaffe
Henvendt til kontorchefer, facility managers og arkitekter, der skal indrette eller renovere ankomstzonen. Fem trin, der følger gæsten fra døren til mødelokalet og afgør bemanding, garderobe, venteplads og lys, før skranken overhovedet vælges – uanset om der sidder et menneske bag den.
Gå gæstens vej ind i huset med en notesblok
Start uden for døren og gå ind som en gæst, der kommer første gang, på cykel, i regnvejr. Notér hvert punkt, hvor der opstår tvivl: hvor går jeg hen, hvor lægger jeg jakken, hvem siger jeg mit navn til, hvor venter jeg, hvorfra bliver jeg hentet. Gentag turen som leverandør med en pakke og som kandidat til en samtale. De punkter er indretningens opgaveliste. Tæl samtidig gæsterne i en typisk uge og fordel dem på typer – kunder, kandidater, samarbejdspartnere, leverancer – for det afgør, om receptionen skal bemandes, og i hvilke timer.
Beslut bemanding og placér registreringen, hvor øjet lander
Vælg mellem bemandet, delvist bemandet og ubemandet ud fra tallene fra første trin, og indret så rummet til at fungere uden et menneske, uanset valget. Registreringsskærm eller skranke placeres i det første kig fra døren, ikke til siden; ventepladsen placeres forskudt med udsyn til den dør, gæster hentes fra. Sørg for, at vejen fra døren til registrering ikke krydser vejen fra registrering til venteplads. Ved bemandet reception skal receptionisten kunne se døren uden at dreje sig og have en zone bag skranken, som gæsten ikke kan se ind i.
Tegn garderobe og gulv til dansk vejr
Placér garderoben ved siden af registreringen, uden for det første kig, med plads til jakker, cykelhjelme, tasker og paraplyer i en typisk vinteruge. Vælg lukkede skabe, hvis gæster efterlader ting under længere møder, eller et indbygget stativ med hylde, hvis besøgene er korte. Læg et gulv i hele ankomstzonen, der tåler vand, grus og salt og kan tørres af flere gange dagligt, og en måtte inden for døren, der reelt tørrer skoene. Tjek, at der er et sted at stille en dryppende paraply, og at intet af det ses fra ventepladsen.
Vælg skranke, ventemøbler og lys som ét sæt i husets materialer
Lad skranken eller registreringsbordet være rummets eneste markante gestus, udført i et materiale, der tåler daglig berøring og rengøring. Vælg ventemøbler med sædehøjde, som gæster i jakkesæt kan rejse sig fra uden besvær, og et lille bord til kaffe og bærbar. Lad mindst ét materiale og én farve gå igen fra landskabet, så receptionen begynder huset frem for at stå alene. Planlæg lyset i to lag: et generelt lys, der er venligt i november, og et varmere lys over ventepladsen; logoet belyses separat, så det ses klokken otte en januarmorgen.
Test ankomsten med tre rigtige gæster, før rummet frigives
Inviter tre personer, der aldrig har været i huset, til et almindeligt møde, og følg dem fra døren uden at hjælpe. Notér, hvor de tøvede, hvor de lagde jakken, om de fandt ventepladsen, og om de kunne se, hvorfra de blev hentet. Ret de tre største tvivlspunkter, før receptionen tages endeligt i brug. Aftal samtidig, hvem der holder ankomstzonen ryddet i løbet af dagen, for en reception ser ud som ved sidste rengøring, ikke som på tegningen – og gæsten, der kommer klokken fire, dømmer huset på det, han ser klokken fire.